Ausgangslage
Mit dem Regierungsbeschluss vom 21. November 2006 (Protokoll Nr. 1298) hat die Regierung eine Enterprise Content Management (ECM) – Strategie beschlossen. Darin enthalten sind unter anderem die Unterstützung von Records Management und die Langzeitarchivierung.
Mit Regierungsbeschluss vom 20. März 2007 (Protokoll Nr. 360) hat die Regierung beschlossen, Records Management in der kantonalen Verwaltung einzuführen.
Die Standeskanzlei erarbeitete dazu eine entsprechende Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung, welche im Regierungsbeschluss vom 22. Oktober 2007 (Protokoll Nr. 1268) festgehalten ist.
Definition Records Management
Der englische Begriff Records Management steht für „Aktenführung“ oder „Schriftgutverwaltung“. Es ist eine Methode, die eine Organisation dabei unterstützt, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus – von der Aktenbildung bis zur Aktenaussonderung – optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Langzeitarchivierung zu gewährleisten.
Ziele des Projektes
In der heutigen Zeit stellt das Verwalten von physischen und elektronischen Akten eine grosse Herausforderung dar. Dieses Projekt soll deshalb Grundlagen für eine effiziente Aktenführung und Archivierung schaffen.
Records Management erfüllt dabei die folgenden Funktionen:
Die Überführung elektronischer Akten (inkl. Fachapplikationen und Datenbanken) in das Staatsarchiv (SAG) und deren Langzeitarchivierung sind nicht Gegenstand dieses Projektes.
Verantwortlichkeiten
Artikel 3 der Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung hält fest, dass es in erster Linie Aufgabe der Dienststellen ist, für eine korrekte Aktenführung zu sorgen. Dem Staatsarchiv obliegt die Verantwortung für die Schaffung der Grundlagen im organisatorischen Bereich, das Amt für Informatik wiederum ist für die technischen Belange zuständig.