Zum Seiteninhalt

Aktenführung in Graubünden

Rechtliche Grundlage

 

Per 1. Januar 2016 ist das Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA) vom 28.8.2015 mit der dazugehörigen Verordnung (VAA) vom 22.12.2015 in Kraft getreten. In diesen Erlassen sind die Anforderungen an die Aktenführung für die öffentlichen Behörden und Verwaltungen im Kanton festgehalten. Die Aktenführung soll für Rechtssicherheit sorgen und die Arbeit der Verwaltung zuverlässig und effizient unterstützen. Zudem soll sie so angelegt sein, dass die dauernde Archivierung der wesentlichen Unterlagen in den zuständigen Archiven mit möglichst wenig Aufwand erfolgen kann.

 

Aktuelle Situation

 

Aktenführung gehört seit Jahrhunderten untrennbar zur "Verwaltung" im weitesten Sinne. Seit den letzten Jahrzehnten liegt die grösste Herausforderung im Übergang von der Welt des Papiers zur digitalen Informationswelt. Unterlagen fallen sowohl in papiergebundener wie auch in digitaler Form an, was den effizienten Umgang mit ihnen stark erschwert.
In der kantonalen Verwaltung Graubündens wurde 2007 ein Projekt "Records Management" gestartet, mit dem die ganze Verwaltung auf einen einheitlichen guten Stand der Aktenführung gebracht werden soll.
Viele Gemeinden setzen seit Jahrzehnten ebenfalls verschiedene Systeme zur Aktenführung ein: Einerseits eigentliche Geschäftsverwaltungssysteme, aber auch Fachanwendungen mit Funktionen der Aktenführung. Daneben existieren weiterhin auch Papierablagen.

 

Wie es weiter geht

 

Mit der neuen Gesetzgebung ist Klarheit geschaffen, was von den aktenführenden Stellen erwartet wird und in den nächsten Jahren umgesetzt werden soll. Der erste Schritt besteht darin, die aktenführenden Stellen klar zu definieren, das weitere folgt: Bestimmung eines Verantwortlichen für die Aktenführung, Definition der geschäftsrelevanten Unterlagen in einem Ordnungssystem (früher Akten- oder Registraturplan genannt) sowie die Festlegung von Aufbewahrungsregeln und –fristen für die einzelnen Aktenkategorien. Dies alles ist nicht Selbstzweck, sondern unterstützt die generellen Ziele der Verwaltung: Rechtssicherheit, Zuverlässigkeit, Transparenz, Effizienz. Dabei ist es nicht so, dass man bei Null beginnen müsste. Vielerorts ist die Aktenführung bereits recht gut geregelt.
Keine Dienststelle der kantonalen Verwaltung, kein Gericht und keine Gemeinde wird gezwungen, jetzt neu nur noch digitale Unterlagen zu führen. Sowohl eine papiergestützte wie auch eine digitale Aktenführung sind weiterhin möglich. Aber: es muss klar definiert sein, welche Informationen wie verwaltet werden und was jeweils die verbindliche Form der Aufbewahrung ist.

 

Die Rolle des Staatsarchivs

 

In der kantonalen Verwaltung berät das Staatsarchiv die einzelnen aktenführenden Stellen bei der Optimierung ihrer Aktenführung gemäss den Vorschriften der neuen Gesetzgebung (s. auch Dokumentation und das Intranet-Angebot "Aktenführung"). Das Amt für Informatik stellt den kantonalen Stellen die technischen Hilfsmittel für die Aktenführung bereit. Die Produkteeinsatzstrategie des Kantons Graubündens sieht die Software AXIOMA als Standardprodukt für Geschäftsverwaltung (GEVER) und Aktenführung vor. Daneben gibt es zahlreiche Fachanwendungen, die ebenfalls über Funktionalitäten zur Aktenführung und Geschäftsverwaltung verfügen.
Die Gemeinden und Regionen kann das Staatsarchiv auf Anfrage punktuell unterstützen. Das wichtigste Projekt im Bereich Aktenführung besteht aber in der Erarbeitung eines Muster-Ordnungssystems für Gemeinden und Regionen, das Aufbewahrungsfristen und Vorgaben zur Archivierung enthalten soll.