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Gestione degli atti nei Grigioni

Basi legali

 

Il 1° gennaio 2016 è entrata in vigore la legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione (LGAA) del 28.8.2015 insieme alla relativa ordinanza (OGAA) del 22.12.2015. In questi atti normativi sono stabiliti i requisiti che le autorità pubbliche e le amministrazioni nel Cantone devono osservare in relazione alla gestione degli atti. La gestione degli atti deve portare sicurezza giuridica e agevolare in modo affidabile ed efficiente il lavoro dell'Amministrazione. Inoltre, deve essere organizzata in modo tale da permettere l'archiviazione permanente dei documenti importanti presso gli istituti archivistici competenti con un onere possibilmente contenuto.

 

Situazione attuale

 

Da secoli la gestione degli atti è parte inscindibile della "amministrazione" in senso più lato. Negli ultimi decenni la sfida principale risulta essere il passaggio dal mondo della carta al mondo dell'informazione digitale. I documenti vengono prodotti sia in forma cartacea, sia in forma digitale, ciò che rende notevolmente più difficoltosa la loro gestione efficiente.
Nel 2007, in seno all'Amministrazione cantonale dei Grigioni è stato avviato un progetto di "Records management", con il quale si intendeva fare raggiungere all'intera Amministrazione uno standard uniforme e di buon livello per quanto riguarda la gestione degli atti.
Anche numerosi comuni impiegano da decenni vari sistemi di gestione degli atti: da un lato veri e propri sistemi di gestione delle pratiche, ma anche applicazioni specifiche con funzioni di gestione degli atti. Continuano inoltre a esistere depositi di documenti cartacei.

 

Il futuro

 

La nuova legislazione ha fatto chiarezza riguardo a quanto ci si attende dai servizi che gestiscono atti e a quanto dovrà essere attuato nei prossimi anni. Il primo passo consiste nel definire in modo chiaro i servizi che gestiscono atti, il resto segue: determinazione di un responsabile per la gestione degli atti, definizione dei documenti rilevanti per la pratica in un sistema di classificazione (prima chiamato piano degli atti o di registrazione) nonché determinazione di regole e termini di conservazione per le singole categorie di atti. Tutto ciò non è fine a sé stesso, bensì favorisce il raggiungimento degli obiettivi generali dell'Amministrazione: sicurezza giuridica, affidabilità, trasparenza, efficienza. La situazione non è tale che si debba iniziare da zero. In molti casi la gestione degli atti è già molto ben disciplinata.
Nessun servizio dell'Amministrazione cantonale, nessun tribunale e nessun comune viene costretto a gestire d'ora in avanti unicamente documenti digitali. Rimangono possibili sia la gestione di atti cartacei, sia quella di atti digitali. Deve però essere chiaramente definito quali informazioni vengono gestite in che modo e quale è la rispettiva forma di conservazione vincolante.

 

Il ruolo dell'Archivio di Stato

 

In seno all'Amministrazione cantonale, l'Archivio di Stato fornisce ai singoli servizi che gestiscono atti consulenza riguardo all'ottimizzazione della loro gestione degli atti conformemente alle prescrizioni della nuova legislazione (vedi anche Documentazione e l'offerta intranet "Aktenführung"). L’ufficio d’informatica mette a disposizione degli uffici cantonali gli ausili tecnici per la gestione degli atti. La strategia per l’impiego di prodotti informatici del Cantone dei Grigioni prevede il software AXIOMA come soluzione standard per la gestione degli affari (GEVER) e per la gestione degli atti. Vi sono inoltre numerose applicazioni specifiche che a loro volta dispongono di funzioni che consentono la gestione degli atti e delle pratiche.
Su richiesta, l'Archivio di Stato può sostenere in modo puntuale i comuni e le regioni. Il principale progetto nel settore della gestione degli atti consiste però nell'elaborazione di un sistema di classificazione modello per comuni e regioni che contenga indicazioni relative ai termini di conservazione e direttive per l'archiviazione.