Navigation

Inhaltsbereich

Gestiun da documents en il Grischun

Basa giuridica

 

Per il 1. da schaner 2016 è entrada en vigur la lescha davart la gestiun da documents e l'archivaziun (LGDA) dals 28 d'avust 2015 e l'ordinaziun respectiva (OGDA) dals 22 da december 2015. En quests relaschs èn fixadas las pretensiuns a la gestiun da documents per las autoritads publicas e per las administraziuns en il chantun. La gestiun da documents duai stgaffir segirezza giuridica e sustegnair en moda fidada ed efficazia la lavur da l'administraziun. Ultra da quai duai ella esser concepida uschia che l'archivaziun permanenta dals documents essenzials chaschunia uschè pauca lavur sco pussaivel als archivs cumpetents.

 

Situaziun actuala

 

La gestiun da documents è dapi tschientaners ina part inseparabla da la "administraziun" en il senn il pli vast. Dapi ils ultims decennis è la sfida la pli gronda la midada dal mund da palpiri al mund da l'infurmaziun digitala. Documents resultan tant sin palpiri sco er en furma digitala. Quai engrevgescha da tractar els en moda effizienta.

En l'administraziun chantunala dal Grischun è vegnì lantschà l'onn 2007 in project "records management", cun il qual tut l'administraziun avess stuì vegnir manada ad in bun stadi unitar da la gestiun dals documents.

Er bleras vischnancas dovran dapi decennis differents sistems per la gestiun da documents: d'ina vart sistems per administrar las fatschentas per propi, ma er applicaziuns spezialas cun funcziuns per la gestiun da documents. Daspera existan vinavant er archivs da palpiri.

 

Co ch'i va vinavant

 

 La nova legislaziun stgaffescha clerezza tge che vegn spetgà dals posts che fan la gestiun da documents e tge che duai vegnir realisà ils proxims onns. L'emprim pass è quel da definir cleramain ils posts che fan la gestiun da documents, il rest suonda: numnar ina persuna responsabla per la gestiun da documents, definir ils documents relevants per las fatschentas en in sistem da classificaziun (pli baud numnà plan d'actas u da registratura) sco er fixar las reglas ed ils termins da tegnair en salv las singulas categorias d'actas. Quai tut na duai betg servir ad atgnas finamiras, mabain sustegna las finamiras generalas da l'administraziun: segirezza giuridica, fidaivladad, transparenza, effizienza. Ma i n'è betg uschia ch'ins stuess cumenzar giusum. En bleras vischnancas è la gestiun da documents gia reglada dretg bain.

Nagin uffizi da l'administraziun chantunala, nagina dretgira e nagina vischnanca na vegn sfurzada da producir ussa da nov mo pli documents digitals. Tant ina gestiun da documents sin palpiri sco er ina gestiun da documents digitals è anc adina pussaivla. Ma: i sto esser definì cleramain, tge infurmaziuns che vegnan administradas en tge moda e tgenina ch'è la furma lianta per las tegnair en salv.

 

La rolla da l'archiv dal stadi

 

En l'administraziun chantunala cusseglia l'archiv dal stadi ils singuls posts che fan la gestiun da documents ad optimar lur gestiun tenor las prescripziuns da la nova legislaziun (cf. er documentaziun e la purschida en l'intranet "gestiun da documents"). L'uffizi d'informatica da sia vart metta a disposiziun als uffizis chantunals ils meds d'agid tecnics per la gestiun da documents. La strategia da product dal chantun Grischun prevesa la software AXIOMA sco product da standard per la gestiun electronica da las fatschentas (GEVER) e da documents. Daspera datti numerusas applicaziuns spezialas che han er funcziunalitads per la gestiun da documents e per l'administraziun da las fatschentas.

Sin dumonda po l'archiv dal stadi sustegnair las vischnancas e las regiuns en tscherts puncts. Il project il pli impurtant en il sectur da la gestiun da documents è però quel d'elavurar in model d'in sistem da classificaziun per vischnancas e per regiuns che duai cuntegnair ils termins da tegnair en salv ils documents e directivas davart l'archivaziun.