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Interpellanza Jäger concernente l’ancoraggio giuridico dell’obbligo di gestire un archivio e dei termini di attesa per gli archivi comunali, di circolo e distrettuali

Sessione: 10.02.2004
Le autorità e gli uffici pubblici dei comuni, circoli e distretti sono tenuti a custodire gli atti che documentano la loro attività. A tal fine essi devono gestire degli archivi. Questo obbligo di gestire un archivio è oggi disciplinato soltanto in un’ordinanza governativa emanata il 5 settembre 1988 nella versione in vigore (CSC 490.150, ordinanza per gli archivi comunali, di circolo e distrettuali).
Nell’art. 20 e segg. di quest’ordinanza vengono disciplinati i termini di attesa per gli atti d’archivio. In linea di massima questi ultimi non sono accessibili al pubblico per la durata di 35 anni dopo la loro compilazione. Gli atti personali, giudiziari e fiscali, come pure i verbali delle sovrastanze comunali sono sottoposti a un periodo di attesa di 50 anni. Gli atti tutori possono essere consultati al più presto dopo 50 anni dal decesso del tutelato.
In riferimento ai dati personali termini di attesa lunghi sono sicuramente giustificati. Per gli altri atti d’archivio di interesse pubblico i termini di attesa in vigore nei Grigioni sembrano però estremamente lunghi.
Il terzo capitolo della citata ordinanza (art. 26 e segg.) disciplina le ispezioni. L’ispettrice d’archivio attuale e gli ispettori d’archivio svolgono un compito estremamente importante per la gestione sicura e costante dell’archivio dell’ente pubblico.
Si chiede al Governo di rispondere alle seguenti domande:
1. Il Governo condivide l’opinione secondo cui si dovrebbe ancorare a livello legislativo il principio dell’obbligo di gestire un archivio per i comuni e gli altri enti pubblici ? Ciò accadrà ad esempio con la prossima revisione della legge sui comuni?
2. L’ispezione periodica degli archivi può continuare ad essere effettuata come finora o esistono difficoltà che potrebbero venire superate con una nuova organizzazione della vigilanza?
3. Come verranno rilevati in futuro i compiti dell’attuale Commissione cantonale dell’Archivio che verrà sciolta alla fine di giugno 2004?
4. Come sono i termini di attesa in vigore nei Grigioni rispetto alle disposizione di altri Cantoni o della Confederazione?
5. Il Governo condivide l’opinione secondo cui i termini di attesa oggi in vigore dovrebbero venire almeno in parte ridotti?
6. Se sì, quando e in che modo è prevista una revisione delle citate disposizioni?

Coira, 10 febbraio 2004

Name: Jäger, Portner, Butzerin, Arquint, Baselgia, Bucher-Brini, Büsser, Casanova (Vignogn), Casty, Dermont, Fasani, Federspiel, Feltscher, Frigg-Walt, Geisseler, Giovannini, Hanimann, Jaag, Jenny, Joos-Buchli, Keller, Koch, Krättli-Lori, Maissen, Mani-Heldstab, Marti, Meyer-Grass (Klosters), Meyer Persili (Coira), Mengotti, Michel, Noi, Perl, Peyer, Pfenninger, Pfiffner, Pfister, Plozza, Quinter, Righetti, Robustelli, Schütz, Tremp, Zanolari, Zarn, Zindel, Nay, Caviezel (Coira), Gartmann, Mainetti

Session: 10.02.2004
Vorstoss: it Anfrage


Risposta del Governo

1. Il Governo accoglie favorevolmente l’ancoraggio a livello legislativo dell'obbligo di gestire un archivio per i comuni e gli altri enti pubblici. Esso è già stato proposto dall’Archivio di Stato in occasione del progetto "Concentrazione sull’essenziale dell’Amministrazione“.
Nel quadro dell’imminente revisione totale della legge sui comuni, l’inserimento dell’obbligo di gestire un archivio viene esaminato dal Dipartimento responsabile dell’interno e dell’economia pubblica.
2. La vigilanza dell’Archivio di Stato sugli archivi pubblici regionali e locali da parte di ispettori d’archivio regionali, disciplinata nell’art. 6 dell’ordinanza per l’Archivio di Stato e negli art. 26-30 dell’ordinanza per gli archivi comunali, di circolo e distrettuali, si è dimostrata valida. Grazie a questo sistema di ispezioni l’ordine, la sistemazione e la supervisione degli archivi grigionesi raggiungono uno standard elevato nel confronto nazionale. Per il momento il Governo intende mantenere il sistema attuale nonostante le sempre maggiori difficoltà nel reperire personale adeguato per l’ispezione degli archivi.
3. La Commissione dell’Archivio è nata quando il Dipartimento non disponeva ancora, in tutti gli ambiti di competenza, di servizi ben sviluppati con le necessarie conoscenze specialistiche. Nell’ambito della ristrutturazione del Dipartimento, l’Archivio di Stato è stato subordinato all’Ufficio della cultura. Date le mutate condizioni quadro, i compiti più importanti non competono più alla Commissione, il cui campo di attività viene così ridotto. Essa perde in particolare la sua funzione di organo di vigilanza; anche le competenze di nomina sono state ridisciplinate.
In futuro la maggior parte dei compiti dell’attuale Commissione dell’Archivio verranno rilevati dall’Ufficio della cultura e dal Dipartimento. L’archivista di Stato ha inoltre la possibilità di creare un organo ad hoc in caso di problemi specifici.
4. Le ordinanze per l’Archivio di Stato e per gli archivi comunali, di circolo e distrettuali prevedono nell’art. 20 e segg. termini di attesa o di protezione per la consultazione degli atti d’archivio.
Gli archivi dei Grigioni conoscono un termine di attesa generale di 35 anni per documenti generali e un termine prolungato di 50 anni per atti personali, giudiziari e fiscali, come pure per i verbali delle autorità esecutive. Questi termini corrispondono all’incirca a quelli dell’Archivio federale e degli archivi della maggior parte dei Cantoni. Per specifiche categorie di atti (atti tutori, di stato civile, penali e notarili) fanno inoltre stato i termini di attesa ai sensi del diritto di ordine superiore. In diversi Cantoni i termini di attesa generali sono stati ridotti negli ultimi anni a 30 anni.
5. Dal punto di vista del Governo si deve mirare ad una riduzione del termine di protezione a 30 anni. Altrettanto importante è anche una gestione più libera dei permessi d’eccezione, come prevista dall’art. 21 delle ordinanze citate.
6. L’adeguamento dei termini di protezione implica una revisione delle ordinanze per l’Archivio di Stato e gli archivi comunali, di circolo e distrettuali.

27 aprile 2004