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eBBV
 
Das ARE führt das Projekt zur Einführung des elektronischen Baubewilligungsverfahrens im Kanton Graubünden durch. Ziel ist es, mit einer elektronischen Plattform den Bewilligungsprozess stark zu vereinfachen und zu beschleunigen – von der Gesuchstellung bis zur Mitteilung des Entscheides.

Einfachere und schnellere Prozesse für Gesuchstellende und Behörden

Statt wie heute mit zahlreichen Papierformularen soll das Verfahren zukünftig digital abgewickelt werden können. Die Gesuchsteller:innen – Bauherrschaften oder Architekten:innen – erfassen das Baugesuch in der kantonalen Web-Plattform. Alle zuständigen kommunalen und kantonalen Ämter erhalten Zugriff auf das digitale Dossier, um ihrerseits die Gesuche zu beurteilen und koordinierte Entscheidungen zu treffen.

News

Dezember 2022: Das elektronische Baubewilligungsverfahren (eBBV) geht in die Realisierungsphase
Die IT-Plattform für das eBBV wurde diesen Sommer im offenen Submissions-Verfahren nach GATT/WTO ausgeschrieben. Die Regierung hat im November den Auftrag an die Firma Adfinis AG von Bern vergeben, welche die IT-Plattform im Jahr 2023 aufbaut und in Zukunft deren Betrieb sicherstellt. Die gewählte Open Source Lösung «Inosca» ist bereits seit mehreren Jahren in den Kantonen Bern, Schwyz, Solothurn und Uri erfolgreich in Betrieb. Die IT-Plattform wird über die erforderlichen Schnittstellen verfügen, sodass sie sich gut in die Systemlandschaft der Gemeinden und des Kantons einfügt. Ab dem 4. Quartal 2023 sind die ersten «Pilot-Anbindungen» an die Plattform vorgesehen. Wir freuen uns, Ihnen im 2. Quartal 2024 ein digitales Baubewilligungsverfahren anbieten zu können!

Juni 2022: Das elektronische Baubewilligungsverfahren (eBBV) schreitet voran │ nächste Phase Submission
Seit dem 17. Juni 2022 ist für das Projekt eBBV die Entwicklung des IT-Systems öffentlich ausgeschrieben. Der Anforderungskatalog für dieses anspruchsvolle IT-System wurden unter Einbezug aller Bündner Gemeinden und der kantonalen Fachstellen erarbeitet. Zu diesem Zweck wurden zahlreiche Workshops und Einzelgespräche mit den Gemeinden und den Fachstellen geführt. Darüber hinaus wurden erste Prototypen des Systems erstellt und mit den Vertreter:innen der Nutzerkreise getestet. Die Unterlagen sind auf dem Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz (www.simap.ch) einsehbar. Die Inbetriebnahme des eBBV ist auf Frühling 2024 geplant.

März 2022: Baugesuche sollen künftig digital eingereicht werden können | suedostschweiz.ch

Fahrplan des Projektes

  • Bis Mitte 2022: Konzeptphase: Klärung und Konzipierung von notwendigen Verfahrensabläufen, Zuständigkeiten, Prozessschritten, Schnittstellen, rechtlichen Aspekten etc.; Mitwirkungsprozess zur Berücksichtigung der Anforderungen und Bedürfnisse aller relevanten Akteure; Festlegung der technischen Anforderungen an die elektronische Plattform
  • Bis Ende 2022: Submission und Vorbereitung des Vergabeentscheides für das IT-Projekt zur Entwicklung der elektronischen Plattform
  • Bis Herbst 2023: Umsetzung IT-Projekt: Umsetzung der elektronischen Plattform und der Schnittstellen zu den Geschäftsverwaltungssoftware der kommunalen und kantonalen Ämter
  • Ab Ende 2023: Umsetzung der Einführungsmassnahmen
  • Ab Frühling 2024: Inbetriebnahme der elektronischen Plattform eBBV

Funktionsweise des eBBV

Dank dieser digitalen Abwicklung wird das Baubewilligungsverfahren für alle beteiligten Akteure stark vereinfacht: Das System unterstützt die Gesuchsteller:innen bereits bei der Erfassung der Baugesuche, indem es sie durch den Prozess führt, Hilfestellungen anbietet und bereits bekannte Informationen zum Gesuch automatisch abfüllt (z.B. GIS- oder GWR-Daten). Danach können alle zuständigen Ämter das Gesuch via Web-Browser oder allenfalls bestehender Verwaltungssoftware parallel bearbeiten, ohne die Zustellung der Dokumente abwarten zu müssen. Der administrative Aufwand wird deutlich reduziert. Die Kommunikation kann einfach und für alle nachvollziehbar geführt werden. Zudem ist der Bearbeitungsstand des Verfahrens jederzeit für alle entsprechend den Befugnissen ersichtlich. Die Verfahrensvorschriften werden nicht geändert und auch die kommunalen Baurechtsbestimmungen sind nicht betroffen.


Vorteile für Gesuchstellende und Gemeindemitarbeitende

  • Nutzergeführte Erfassung der Baugesuche durch die Gesuchsteller:innen: Reduktion unvollständiger Dokumente
  • Unterstützung der Gesuchsteller:innen und Amtsstellen mit Anleitungen, Checklisten, Mustern und Hinweisen
  • Postversand fällt weg: papierlose Abwicklung des Verfahrens
  • Effizienzgewinn durch elektronische Erfassung und Zustellung der Baugesuchunterlagen
  • Zeitgewinn infolge paralleler Bearbeitung durch die beteiligten Amtsstellen
  • Effiziente Verfahrenskoordination: die Akteure werden durch die Prozesse geführt
  • Transparenz für alle: der aktuelle Bearbeitungsstand des Gesuchs ist sichtbar
  • Schneller elektronischer Zugriff auf die aktuellen Unterlagen während und nach dem Verfahren
  • Automatischer Abgleich mit externen Datenquellen: z.B. GIS- und GWR-Daten (Eidg. Gebäude- und Wohnungsregister)

Plattform-Entwicklung: Einbezug von Nutzern und bestehenden Lösungen

Hauptnutzer der zu entwickelnden Plattform sind Gesuchsteller:innen und Projektverfasser:innen (Architekten:innen, Ingenieur:innen), Gemeinden (kommunale Baubehörden) sowie die kantonalen Fachstellen. Das Ziel ist es, dass sie alle die neue Plattform mit wenig Aufwand in ihre gängige Praxis integrieren können. Deshalb gilt es, die unterschiedlichen Anforderungen und Arbeitsweisen zu erfassen und in den Prozessen mit der neuen digitalen Plattform abzudecken. Damit die Interessen dieser Akteure ins Projekt einfliessen können, wurde eine umfassende Mitwirkung angestossen.

Mehrere andere Kantone sind zurzeit ebenfalls an der Entwicklung von digitalen Baubewilligungsverfahren oder haben ein solches bereits eingeführt. Unser Projektteam pflegt einen engen Austausch mit diesen Kantonen, um von ihren Erfahrungen zu profitieren. Bestehende, bewährte IT-Plattformen und Software-Module sollen wenn möglich übernommen und adaptiert werden.


Organisation

  • Auftraggeber des Projektes ist das Amt für Raumentwicklung (ARE). Das zuständige Projekt-Team des ARE wird von Omar Selmi geleitet (Abteilung Nutzungsplanung und BAB).
  • Das Projekt wird auf der strategischen und fachlichen Ebene von einem Steuerungs- respektive Fachausschuss begleitet.
  • Mit der Gesamtprojektleitung wurde das Planungsunternehmen Basler & Hofmann AG mit Projektleiter Nicolas Schmidt beauftragt.
  • Ende 2022 wurde die Firma Adfinis AG mit der Entwicklung des IT-Systems beauftragt.

Einbettung in die kantonale E-Government-Strategie

Das Projekt eBBV ist zentraler Bestandteil der kantonalen E-Government-Strategie (Priorität A = von sehr hoher Bedeutung) und untersteht somit dessen Vorgaben. E-Government hilft, Behördenleistungen einfacher nutzbar, transparenter und sicherer zu gestalten. Zudem schafft E-Government für Bevölkerung, Wirtschaft und Behörden einen Mehrwert und reduziert bei allen Beteiligten den Aufwand bei der Abwicklung von Behördengeschäften.


Weitere Informationen finden Sie hier

Downloads: Factsheets, Projektergebnisse u.a.

Fragen und Anworten

Was sind die Ziele von eBBV?

Das Ziel von eBBV ist die Vereinfachung und Beschleunigung des Bewilligungsprozesses für alle Beteiligten. Dies kann erreicht werden dank:

  • Nutzergeführte Erfassung der Baugesuche durch die Gesuchstellenden: Reduktion unvollständiger Dokumente
  • Unterstützung der Gesuchstellenden und Amtsstellen mit Anleitungen, Checklisten, Mustern und Hinweisen
  • Postversand fällt weg: papierlose Abwicklung des Verfahrens
  • Effizienzgewinn durch elektronische Erfassung und Zustellung der Baugesuchunterlagen
  • Zeitgewinn infolge paralleler Bearbeitung durch die beteiligten Amtsstellen
  • Effiziente Verfahrenskoordination: die Akteurinnen und Akteure werden durch die Prozesse geführt
  • Transparenz für alle: der aktuelle Bearbeitungsstand des Gesuchs ist sichtbar
  • Schneller elektronischer Zugriff auf die aktuellen Unterlagen während und nach dem Verfahren
  • Automatischer Abgleich mit externen Datenquellen: z.B. GIS- und GWR-Daten (Eidg. Gebäude- und Wohnungsregister)
  • Einfachere Kommunikation mit den Gesuchstellenden und zwischen den Ämtern

Müssen die Gemeinden eBBV nutzen?

Die Gemeinden sind nicht verpflichtet, eBBV zu nutzen. Sie entscheiden selbst, ob sie nebst der weiterhin möglichen Baugesuch-Eingabe per Post eBBV anbieten möchten. Erfahrungen aus anderen Kantonen, die bereits ein elektronisches Baubewilligungsverfahren eingeführt haben, zeigen, dass Gemeinden gerne die digitale Lösung nutzen.

Gibt es zukünftig nur noch digitale Baubewilligungsverfahren?

Nach der Einführung von eBBV wird das herkömmliche, nicht digitalisierte Baubewilligungsverfahren weiterhin möglich bleiben. Die Behörden werden also Gesuchunterlagen in nicht digitaler Form weiter akzeptieren müssen. Zudem dürfen aus Gründen der Rechtsgleichheit und des Willkürverbots die Hürden des nicht digitalen Bewilligungsverfahrens nicht unangemessen hoch angesetzt werden, um auf diesem Weg einen faktischen Zwang zur Anwendung des eBBV zu erwirken.

Erfahrungen anderer Kantonen zeigen, dass digitale Lösungen aufgrund der vereinfachten und transparenten Prozesse von den Gesuchstellenden gut angenommen werden. Falls das auch in Graubünden so sein wird, kann das digitale Verfahren weiter gestärkt werden.

Lohnt sich das eBBV für kleine Gemeinden mit wenigen Baugesuchen pro Jahr?

Die Hürde für die Nutzung von eBBV via einen Webbrowser ist nicht sehr hoch. Es sollte also auch für kleine Gemeinden mit wenigen Baugesuchen attraktiv sein, eBBV zu nutzen, insbesondere, weil auch viele Vorteile für die Gesuchstellenden und andere Beteiligte zu erwarten sind. Bei der Einführung des eBBV-Systems im Kanton werden Informationsmaterial und Schulungen angeboten. Damit erhalten die Gemeinden auch eine Entscheidungsgrundlage, ob sich der Umstieg auf das neue System für sie lohnt.


Wann wird eBBV in Betrieb gehen?

Es ist geplant, eBBV Ende 2023 in Betrieb zu nehmen. Ab diesem Zeitpunkt können die Gemeinden mit der Nutzung von eBBV starten, oder auch noch zuwarten und zu einem späteren Zeitpunkt aufspringen. Ab Inbetriebnahme werden auch Schulungen zur Nutzung des eBBV angeboten.

Nach Inbetriebnahme des eBBV wird die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert. Denn mit der Anwendung werden allfällige Verbesserungsmöglichkeiten, «Kinderkrankheiten» oder neue wünschenswerte Funktionen erkannt. Darüber hinaus muss eBBV auf Änderungen der technischen, organisatorischen oder rechtlichen Rahmenbedingungen reagieren können. Die Schritte bis zur Inbetriebnahme von eBBV:


Grafik

Werden im eBBV harmonisierte Baugesuchformulare genutzt?

Seit 2019 läuft das Projekt zur Vereinheitlichung der kommunalen Baugesuchformulare sowie der kantonalen Formulare. Im Rahmen dieses Projektes wurden bereits mehrere Gespräche mit Vertretenden der Gemeinden und kantonalen Ämtern geführt. Die Resultate dieses Projektes fliessen direkt in das Projekt eBBV ein.


Werden gemeindespezifische Verfahrensabläufe im eBBV abgebildet?

Im eBBV werden die Prozessschritte gemäss den gesetzlichen Grundlagen (KRG, KRVO) abgebildet. Zusätzliche gemeindespezifische Schritte, die insbesondere den verwaltungsinternen Ablauf betreffen, können von eBBV nicht abgedeckt werden. Gemeinden, welche eine eigene Bauverwaltungssoftware haben, können diese via Schnittstelle ans eBBV anbinden lassen und darin ihre eigenen internen Prozesse abbilden.


Fliessen Erfahrungen anderer Kantone in die Entwicklung von eBBV ein?

Diverse Kantone haben bereits ein digitales Verfahren eingeführt oder sind an dessen Entwicklung. Mit einigen dieser Kantone steht die Projektleitung eBBV in Kontakt. Es ist das Ziel, eine dieser bereits entwickelten Lösungen zu nutzen und den Anforderungen im Kanton Graubünden anzupassen. So können Kosten gespart und Synergien genutzt werden.

Die Erfahrungen dieser Kantone zeigen, dass die digitale Lösung von den Gemeinden positiv bewertet wird. In allen Kantonen nutzen immer mehr Gemeinden diese Plattformen, weil sie für alle Beteiligten viel Erleichterung bringt.

Links zu Lösungen anderer Kantone:

Werden heute gültige Vorschriften und Bestimmungen geändert?

Soweit das KRG oder die Spezialgesetzgebungen nichts Anderes bestimmen, bleibt der Grundsatz, wonach das Bauwesen Sache der Gemeinde ist, auch im Zusammenhang mit dem eBBV unangetastet (Art. 85 Abs. 1 KRG).

Daher gelten die kommunalen Bauvorschriften unabhängig von der Wahl der Durchführungsart des Baubewilligungsverfahrens (digital oder analog). Die kommunalen Vorschriften werden in den Baugesetzen der Städte und Gemeinden sowie in deren Vollzugsverordnungen festgehalten.


Sind gesetzliche Anpassungen notwendig, um eBBV zu ermöglichen?

Es sind keine gesetzlichen Anpassungen (KRG) erforderlich, um eBBV einzuführen und anzuwenden.


Was für Kosten kommen auf die Gemeinden zu für die Arbeit mit eBBV?

Zu den kommenden Kosten können zum jetzigen Zeitpunkt noch keine definitiven Angaben gemacht werden. Es ist allerdings das Ziel, dass die Nutzung von eBBV via einem Webbrowser günstig, wenn möglich kostenfrei, angeboten werden kann. Für die Anbindung bestehender Bauverwaltungssoftware ans eBBV (z.B. Gemdat oder CMI) werden Kosten für die Gemeinden entstehen. Weiter ist es denkbar, dass von den Gemeinden ein Beitrag an die Betriebskosten geleistet werden muss.


Was für Infrastruktur benötigen Gemeinden für die Arbeit mit eBBV?

Mit eBBV können zukünftig alle Dokumente im Baubewilligungsverfahren elektronisch geprüft und bearbeitet werden. Für die Bearbeitung der Gesuche ist allenfalls die Infrastruktur zu ergänzen: z.B. sungen in PDF-Plänen. Im Rahmen der Einführung des eBBV werden die Gemeinden dazu konkrete Empfehlungen erhalten.


Was für Kenntnisse benötigen die eBBV-Anwenderinnen und Anwender?

Selbstverständlich werden die Anwenderinnen und Anwender des eBBV die Prozesse, Funktionen und Möglichkeiten von eBBV erlernen müssen. Zu diesem Zweck werden Anleitungen, Anwendungshilfen und Schulungen geplant. Die Software soll aber möglichst intuitiv anwendbar sein und diverse Hilfeleistungen bereitstellen, um die Bearbeitung einfacher und effizienter zu gestalten (z.B. automatische Benachrichtigungen, wenn Bearbeitungsschritte anstehen).


Wie können die Gemeinden auf das eBBV zugreifen?

Alle berechtigten Beteiligten können die Baugesuchdossiers via einen Webbrowser einsehen und bearbeiten. Nutzt eine Gemeinde eine Bauverwaltungssoftware, welche die Schnittstelle eCH-0211 von eBBV unterstützt (z.B. CMI Bau, gemdat bau), so kann sie ihren IT-Dienstleister beauftragen, die Anbindung an diese Schnittstelle vorzunehmen. Damit kann sie auch künftig die Bauverwaltungssoftware nutzen und braucht den Zugang via Webbrowser nicht.


Brauchen Gemeinden für eBBV eine Bauverwaltungssoftware?

Nein. Das eBBV kann über einen üblichen Webbrowser genauso gut genutzt werden wie über eine Bauverwaltungssoftware. Eine Bauverwaltungssoftware bietet allerdings die Möglichkeit, gemeindeinterne Abläufe besser darzustellen.


Können Gemeinden eBBV mit einer Bauverwaltungssoftware nutzen?

eBBV wird über die Standard-Schnittstelle eCH-0211 verfügen. Sofern bestehende Bauverwaltungs-Lösungen diese Schnittstelle unterstützen, können sie mit eBBV verknüpft werden. Für die von einigen Städten und Gemeinden genutzten Software-Lösungen gemdat bau und CMI Bau ist eine Anbindung somit sichergestellt. Allerdings ist mit Aufwand und Kosten für die Einbindung und Konfiguration der Software zu rechnen.


Was muss beim Kauf einer Bauverwaltungssoftware beachtet werden?

Falls eine Gemeinde eine Geschäftsverwaltungssoftware anschaffen möchte, ist darauf zu achten, dass diese die eCH-0211-Schnittstelle unterstützt.


Werden externe Datenquellen ans eBBV angebunden?

Bestehende Datenquellen sollen genutzt werden, damit bei der Erfassung und der Bearbeitung von Baugesuchen möglichst wenig Daten doppelt eingetragen werden müssen. So werden Daten aus dem Geografischen Informationssystem (GIS) des Kantons und aus dem eidgenössischen Gebäude- und Wohnregister (GWR) automatisch in die Dossiers übernommen. Wenn die Bauabnahme erfolgt ist, können die aktualisierten Daten automatisch ans GWR übertragen werden.


Wird mit eBBV die Prüfung von Baugesuchen vereinfacht?

eBBV unterstützt die Prüfung und Bearbeitung der Baugesuche auf mehrfache Weise:

  • Unterstützung der Gesucherfassung
    Die Gesuchstellenden werden von eBBV durch den Erfassungsprozess geführt. So kann bereits bei der Erfassung der Gesuche besser gewährleistet werden, dass notwendige Angaben eingetragen und den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Unterlagen eingereicht werden. Das eBBV wird auf fehlende und unvollständige Angaben und Unterlagen hinweisen.
  • Benachrichtigung bei notwendiger Bearbeitung
    Die Prozessschritte des Baubewilligungsverfahrens sind im eBBV hinterlegt. Deshalb wird das eBBV die zuständigen Personen automatisch benachrichtigen, wenn sie einen Bearbeitungsschritt vornehmen müssen.
  • Automatischer Einbezug externer Daten
    Externe Daten (z.B. aus dem GIS oder GWR) werden automatisch ins Dossier übernommen. So entfallen gewisse Recherche-Arbeiten bei der Prüfung der Dossiers.
  • Gleichzeitige Prüfung durch verschiedene Stellen
    Mit eBBV kann die Prüfung der Baugesuche deutlich beschleunigt werden. Mit dem Upload der Dokumente und Pläne auf die eBBV-Plattform steht das Dossier schnell allen zuständigen kommunalen und kantonalen Ämtern zu Verfügung.

Wird das eBBV auch die vorläufige Beurteilung nach Art. 41 KRVO abdecken?

Die Vorprüfung der Baugesuchunterlagen entspricht einem breiten Bedürfnis in der Praxis. Eine Stellungnahme der Baubehörde im Rahmen einer Vorprüfung stellt eine unverbindliche Auskunft dar, die unter dem Vorbehalt eines Entscheides erteilt wird. Die Abläufe im Rahmen einer vorläufigen Beurteilung nach Art. 41 KRVO werden im eBBV abgebildet.


Deckt eBBV den ganzen Bewilligungsprozess bis zur Bauabnahme ab?

Grundsätzlich wird der Prozess bis zur Erteilung der Baubewilligung im eBBV abgedeckt. Das Verfahren während der Ausführung des Bauprojektes inklusive Kontrollen und Bauabnahmen wird von den Gemeinden individuell gehandhabt und ist in eBBV nicht abgebildet. Aber die eigentliche Bauabnahme kann in eBBV als eigenständiger Schritt ausgelöst werden. Diese Aktion löst den Abgleich der Daten mit dem GWR aus und es werden automatisch weitere Stellen benachrichtigt, die bei diesem Schritt zu involvieren sind (z.B. Geometer, Gebäudeversicherung, Amt für Immobilienbewertung).


Müssen die Pläne immer auf einem Computer betrachtet werden?

Wenn die Gemeinden eBBV nutzen möchten, werden sie die Dossiers inklusive Unterlagen und Pläne hauptsächlich am Computer begutachten und bearbeiten. Auf diese Weise können sie die Vorteile des digitalen Arbeitens am besten nutzen (z.B. schnelle Verfügbarkeit der Daten für alle am Prozess Beteiligten, automatische Verknüpfung mit externen Datenquellen usw.). Mit Vorteil verfügen die Gemeinden deshalb über grosse oder mehrere Bildschirme und Laptops (z.B. für die materielle Prüfung der Gesuche). Bei Bedarf können die Pläne ausgedruckt oder in gedruckter Form von den Gesuchstellenden eingefordert werden.


Wie vereinfacht eBBV das Verfahren für Gesuchstellende?

Ganz wichtig ist, dass das eBBV von Gesuchstellenden einfach und intuitiv bedient werden kann. Dies wurde bereits in der Konzeptphase des eBBV mittels Prototypen-Tests sowohl mit Vertretenden der kommunalen und kantonalen Ämtern wie auch mit Gesuchstellenden sichergestellt.

Ein grosser Vorteil des digitalen Arbeitens ist, dass Bearbeitungsschritte und Dokumente mit hilfreichen Funktionen und Bedienungshilfen verknüpft werden können. So können auf der Plattform zum Beispiel Anleitungen, Checklisten, Anwendungsbeispiele, Zeichenhilfen, Vorgaben direkt bei den entsprechenden Projektschritten hinterlegt werden.


Können Gesuchstellende gezwungen werden, nur noch via eBBV einzureichen?

Nein, gemäss der aktuellen Gesetzeslage ist der bisherige analoge Weg zur Einreichung von Baugesuchen den Gesuchstellenden weiterhin zur Verfügung zu stellen. Im Interesse der Gemeinden sollten die Gesuchstellenden zur Nutzung des eBBV motiviert werden.


Wie werden Unterlagen (Pläne, Nachweise etc.) eingereicht?

Gesuchstellende, die via eBBV ihr Baugesuch erfassen, können die dazugehörenden Unterlagen wie z.B. Pläne oder Gutachten als PDF auf die Plattform hochladen. Sie müssen zum Abschluss der Gesuchstellung eine Eingabequittung ausdrucken, unterschreiben und per Post ans Bauamt schicken. Weiterhin können Baugesuche aber auch per Post eingereicht werden.


Ist eine elektronischen Signatur vorgesehen?

Im Sinne einer möglichst einfachen Erfassung und Bearbeitung wäre es wünschenswert, dass die Baugesuche nicht mehr von Hand unterzeichnet werden müssen. So wäre eine volldigitale Abwicklung möglich. Hierfür müssen aber erst auf kantonaler Ebene entsprechende gesetzliche Grundlagen geschaffen werden. Das heutige Gesetz erlaubt noch keine digitale Unterschrift. Ein Projekt zur Gesetzesanpassung, um im Kanton Graubünden digitale Unterschriften zu ermöglichen, ist im Gange. Bis das so weit ist, müssen die Gesuchstellenden eine Eingabequittung unterschreiben und per Post einsenden.


Wie funktioniert die öffentliche Auflage mit eBBV?

Solange der Kanton keine Vorschriften im Zusammenhang mit der öffentlichen Auflage und der Form der aufzulegenden Unterlagen erlässt, sind die Gemeinden zuständig, die öffentliche Auflage nach Art. 45 Abs. 3 KRVO zu organisieren und durchzuführen. Daher sind Auflagen wie bisher in Papierform, in einer digitalisierten oder in einer Mischform verfahrensrechtlich möglich. Für die Bürgerinnen und Bürger muss die öffentliche Auflage gewährleistet sein. Die Gemeinde hat daher die notwendigen technischen, organisatorischen und räumlichen Voraussetzungen zu schaffen.

eBBV kann Funktionen anbieten, um die Einsicht in die Dossiers während der öffentlichen Auflagefrist zu erleichtern. Zum Beispiel indem ein digitaler Zugang für Bürgerinnen und Bürger freigeschaltet wird, die eine Einsicht ins Dossier angefordert haben.


Wird auch das Einsprache-/Beschwerdeverfahren digital abgewickelt?

Solange die digitalisierte Unterschrift in der Verwaltungsrechtspflege nicht geregelt ist, ist der gesamte Schriftenverkehr in Einsprache- und Beschwerdeverfahren weiterhin in Papierform abzuwickeln. Dieser wird nicht digital erfasst. Laufende Fristen im kommunalen und kantonalen Verfahren können allerdings im eBBV erfasst und abgebildet werden. Das Beschwerdeverfahren vor den Gerichtsinstanzen bildet nicht Gegenstand des eBBV. Solange die digitalisierte Unterschrift in der Verwaltungsrechtspflege nicht geregelt ist, ist der gesamte Schriftenverkehr in Einsprache- und Beschwerdeverfahren weiterhin in Papierform abzuwickeln. Dieser wird nicht digital erfasst. Laufende Fristen im kommunalen und kantonalen Verfahren können allerdings im eBBV erfasst und abgebildet werden. Das Beschwerdeverfahren vor den Gerichtsinstanzen bildet nicht Gegenstand des eBBV.


Wie werden die Dossiers mit eBBV aufbewahrt und archiviert?

Das eBBV ist keine Archivlösung. Die Dossiers bleiben aber im System verfügbar und können weiter eingesehen werden. Das eBBV wird zudem eine Exportfunktion anbieten. Für die Archivierung der Dossiers (insbesondere Bewilligungen) ist in Zukunft eine separate Lösung vorzusehen.

Mit dem eBBV ergeben sich keine Änderungen an den heute geltenden Vorgaben hinsichtlich der Ablage und der Archivierung. Es gilt jedoch sicherzustellen, dass die Zugriffsmöglichkeiten auf die digitalisierten Unterlagen stets gewährleistet sind.

Die Baubewilligungen einschliesslich der integrierenden Zusatzbewilligungen wie Feuerpolizei, Gewässerschutz, Zivilschutz usw. sind dauernd aufzubewahren. Die Gemeinden sind für die Regelung des Ordnungssystems der Archivierung zuständig und legen die verbindliche Form der Unterlagen (Akten) fest. Diese kann papierbasiert, digital oder in gemischter Form erfolgen. Konversionen von der digitalen in die papierbasierte Form und umgekehrt sind zulässig.

Gesetzliche Grundlagen:
  • Gesetz über die über die Aktenführung und Archivierung vom 28.08.2019 (GAA; BR 490.000)
  • Verordnung zum Gesetz über die Aktenführung und Archivierung vom 22.12.2015 (VAA; BR 490.010)
  • Weisungen der Regierung betreffend die minimalen Aufbewahrungsfristen für die Archivalien der Gemeinden des Kantons Graubünden vom 16. August 1982.

Wie werden auf Papier eingereichte Gesuche digitalisiert?

Wenn eine Gemeinde eBBV nutzt, sollen Bürgerinnen und Bürger dazu motiviert werden, Gesuche digital einzureichen. Gesuchstellende können aber nicht dazu gezwungen werden, sodass auch künftig noch mit Papiergesuchen zu rechnen ist.

In eBBV ist eine Funktion vorgesehen, damit auf Papier eingereichte Gesuche möglichst einfach im System erfasst und digital bearbeitet werden können. Dazu wird es nötig sein, Unterlagen einzuscannen (z.B. bis Format A3). So können die Gesuche auch digital an die kantonalen Fachstellen weitergeleitet werden.


Müssen auch aufbewahrte und archivierte Dossiers digitalisiert werden?

Das eBBV ändert nichts an den heute geltenden Vorgaben der Ablage und Archivierung. Somit kann die Archivierung papierbasiert, digital oder in gemischter Form erfolgen. Das bestehende Archiv muss nicht digitalisiert werden. eBBV wird die Möglichkeit bieten, Dossiers als PDFs zu exportieren.


Wer hat Zugriff auf die Plattform eBBV?

Der Kanton Graubünden erarbeitet im Moment ein IAM-System ("Identity and Access-Management"). In diesem System können sich alle Personen registrieren und ein Bürgerkonto erhalten. Alle Personen, die Zugang zum eBBV-System wünschen, benötigen ein Bürgerkonto.


Wer kann welche Daten in eBBV einsehen und bearbeiten?

Im eBBV können die Gemeinden verschiedenen Personen (z.B. Gesuchstellenden, Projektverfassenden, Mitgliedern der Baubehörde und Baukommission, externen Beraterinnen und Berater) unterschiedliche Einsicht- und Bearbeitungsrechte zuteilen.


Wie steht es um Informationsschutz und Datensicherheit?

Das eBBV-System muss den kantonalen Vorgaben zu Informationssicherheit und Datenschutz genügen und wird sowohl vor der Aufschaltung als auch im Betrieb von IT-Sicherheitsexperten überprüft.


Wie lernen die Gemeinden die Anwendung des eBBV?

Damit die Anwenderinnen und Anwender des eBBV in den Gemeinden die Prozesse, Funktionen und Möglichkeiten von eBBV erlernen können, werden Anleitungen, Anwendungshilfen und Schulungen angeboten. Diese stehen ab der Inbetriebnahme des eBBV, voraussichtlich Ende 2023, den Gemeinden zur Verfügung stehen.

Die Software soll aber möglichst intuitiv anwendbar sein. Das heisst, es werden keine vertieften IT-Kenntnisse notwendig sein, um eBBV nutzen zu können. Ganz im Gegenteil: eBBV wird die Bearbeitung der Baugesuche erleichtern, indem zum Beispiele zuständige Personen automatisch erzeugte E-Mails erhalten, wenn Bearbeitungsschritte anstehen.


Steht den Gemeinden ein Support zur Verfügung (Help-Desk)?

Ein Support-Angebot für die kommunalen und kantonalen Ämtern wird im Rahmen der Entwicklung des eBBV vorbereitet. Die genauen Leistungen wie auch die Kostenfolge sind noch zu klären.