La cura adeguata e professionale di tutta la varia documentazione relativa agli scavi (foto, piani, disegni, diari, elenchi, ecc.) in forma analogica e sempre più spesso digitale è un compito essenziale e sempre più complesso del Servizio archeologico, già a partire dalla sua fondazione nel 1967. Per conservare anche in futuro tutte le informazioni relative all'eredità archeologica del Cantone dei Grigioni, nell'autunno del 2013 si sono resi necessari ampi lavori di migrazione e implementazione di nuove applicazioni per banca dati (banca dati di oggetti e di immagini)  Imdas Pro e Imagic Ims. Il Cantone dei Grigioni gestisce questo progetto oneroso relativo alla banca dati assieme ai servizi specializzati in archeologia dei Cantoni di Zurgio e di Turgovia e del Principato del Liechtenstein.


Archivio dei comuni
Nell'archivio dei comuni, per ogni comune dei Grigioni sono depositati in forma cartacea tutte le notifiche di ritrovamento, gli atti, le decisioni, i protocolli e i documenti degli scavi. 

Archivio dei piani
Oltre ai piani corografici e di dettaglio della quasi secolare attività di scavi nel Cantone, l'archivio dei piani contiene numerose vedute storiche e cartine. 

Archivio fotografico
Oltre alle fotografie di reperti sono inventariate con diapositive a colori e in bianco e nero anche immagini storiche di luoghi di ritrovamento, immagini aeree e ritrovamenti paragonabili di altre regioni. 

Archivio dei reperti
Nei Grigioni i primi reperti archeologici noti sono stati ritrovati nel XIX secolo. Oggi il fondo comprende più di 100'000 oggetti di cui la maggior parte è conservata nei rifugi di protezione dei beni culturali a Haldenstein. Numerosi reperti sono parte della mostra permanente nel Museo retico di Coira (Rätisches Museum, Dauerausstellung Funde und Befunde).

Archivio digitale dei luoghi di ritrovamento
Da oltre 10 anni il Servizio archeologico dei Grigioni dispone di banche dati digitali (dall'autunno 2013 di Imdas-Pro quale evoluzione di SPATZ) in cui vengono gestiti in modo professionale e centralizzato tutti i nuovi scavi, i luoghi di ritrovamento i reperti e tutti i dati specifici. L'obiettivo per i prossimi anni consisterà nell'integrare in queste banche dati anche archivi analogici di comuni, inclusi tutti gli scavi degli anni scorsi, in modo da fissare nel tempo tutte le informazioni relative all'eredità archeologica del Cantone.